Obligații legale în 2026 pentru administratori și asociați

Mai jos regasiti principalele modificari legislative, cu impact asupra administratorilor societatilor:

 

1. Orice contribuabil persoana juridica TREBUIE sa detina un cont bancar deschis la o institutie financiara din Romania, sau la o unitate de trezorerie a statului (Legea nr.239/2025) – data intrarii in vigoare 1 ianuarie 2026.

• pentru societatile existente care nu au cont bancar aceasta prevedere intra in vigoare cu data de 1 ianuarie 2026 (atentie la societatile care nu au activitate)
• pentru persoanele juridice nou infiintate termenul de deschidere al contului bancar este de 60 zile de la data infiintarii.
• operatorii economici TREBUIE sa detina un cont bancar pe toata durata desfasurarii activitatii.

2. Codul de procedura fiscala este modificat (Legea nr.239/2025  – cu aplicare de la 1 ianuarie 2026) in sensul ca se extind cauzele ce duc la inactivitatea fiscala a persoanei juridice in urmatoarele doua situatii:

• nu are un cont de plati in Romania sau la o unitate de trezorerie a statului;
• nu a depus situatiile financiare anuale intr-un termen de maxim 5 luni de la termenul la care ar fi trebuit sa fie depuse;

Odata declarata inactiva, societatea dvs (oricare dintre ele, daca aveti mai multe), administratorul are cazier fiscal (nu mai puteti fi administrator, asociat in firmele dvs. prezente sau viitoare). Daca un contribuabil a fost declarat inactiv si nu se reactiveaza intr-o perioada de un an de la declararea inactivitatii, fie ca inregistreaza sau fie ca nu inregistreaza obligatii fiscale, organul fiscal central (ANAF) va cere dizolvarea acestui contribuabil in ipoteza lipsei unei sesizari penale. Se prevede posibilitatea contribuabilului declarat inactiv sa se reactiveze fiscal daca inlatura cauzele ce au generat inactivarea.

• Verificati in cate societati sunteti asociat/administrator, starea lor la ONRC si/sau la ANAF – daca aveti cont la ONRC link: ONRC Portal
• Verificati daca sunt depuse situatiile financiare: Agenti economici si institutii publice – MF
• Suspendati societatile dvs.cu care nu lucrati sau incepeti procedurile de lichidare si dizolvare voluntara.

3. Ca si regula generala, operatorii economici supusi inmatricularii la Registrul Comertului, fie ca sunt persoane fizice, fie ca sunt persoane juridice trebuie sa accepte incasarile si platile prin intermediul mijloacelor moderne de plata. De la aceasta regula exista o singura exceptie in sensul ca daca respectivul operator economic efectueaza toate operatiunile de plata si incasare exclusiv prin conturi bancare, nu are obligatia sa se doteze cu mijloace moderne de incasare/plata. Institutiile acceptante ce instaleaza terminalele de plata au obligatia sa solutioneze cererea operatorului economic in termen de 30 de zile (incepand cu data de 1 ianuarie 2026).

Mijloc modern de plata – orice dispozitiv personalizat si/sau orice set de proceduri convenite intre utilizatorul serviciilor de plata si prestatorul de servicii de plata si folosit de utilizatorul serviciilor de plata pentru a initia un ordin de plata, care include cardurile de debit, de credit sau preplatite , precum si solutiile modere de plata , care se bazeaza pe aplicatii ce faciliteaza initierea unui ordin de plata pentru a se efectua platile de tip cont la cont. Practic trebuie sa aveti POS sau aplicatii care inlocuiesc POS-ul, sa puteti incasa; nu mai exista plafon.

4. Angajatorii care au infiintate puncte de lucru sau alte structuri organizatorice (sedii secundare, sucursale etc) in alte locatii (alta localitate) decat cea care corespunde sediului social si la care inregistreaza minim 1 salariat, trebuie sa inmatriculeze fiscal aceste structuri din perspectiva impozitului pe venitul din salarii la ANAF unde se regasesc arondate aceste structuri care inregistreaza salariati (exista si anterior aceasta obligatie, dar numai dupa ce depasea numarul de 5 salariati). Practic trebuie scos CIF (cod de inregistrare fiscala) pentru acel punct de lucru, unde este cel putin 1 salariat. Acest CIF secundar se foloseste doar in declaratia 112 privind salariile si doar pentru a efectua plata impozitului aferent salarilor utilizand acest CIF pentru salariatii de la acele puncte de lucru. (Legea 245/2025, termen maxim 30 ianuarie 2026).
5. Daca durata mandatului administratorului, in actul constitutiv actual, apare ca fiind NELIMITAT, acesta va expira automat dupa 3 ani conform art.2015 din Codul Civil (termenul de expirare de 3 ani a fost introdus prin legea nr.265/2022 cu incepere de la 1 ianuarie 2023, atentie la firmele infintate inainte de 1 ianuarie 2023, la 1 ianuarie 2026 s-au implinit 3 ani). Actul constitutiv se poate actualiza si sa modificati durata mandatului administratorului (administratorilor) din nelimitat pe o perioada de maximum 99 ani, inainte sa expire cei 3 ani. Daca nu indepliniti la timp aceasta obligatie ANAF va v-a notifica in acest sens. In cazul in care nu va indepliniti obligatia in termenul legal de 30 zile de la notificare , riscati declararea firmei inactive de catre ANAF, inscrierea faptei in cazierul fiscal al asociatului (asociatilor) si administratorului (administratorilor), anulare cod TVA , daca firma este platitoare TVA.
6. In ipoteza in care se vand partile sociale ale unei societati cu raspundere limitata, pentru care prezumam existenta unor obligatii catre buget, de catre asociatul ce detine controlul societatii, aceasta cesiune este opozabila organului fiscal daca sunt indeplinite urmatoarele trei conditii: 

• In termen de 15 zile de la data cesiunii este notificat organul fiscal de respectiva cesiune si se prezinta actul constitutiv actualizat cu datele de identificare a noilor asociati;
• Daca societatea inregistreaza obligatii fiscale restante, fie cedentul, fie cesionarul, trebuie sa constituie garantii in favoarea bugetului de stat cel putin egale cu obligatiile restante asa cum rezulta dintr-un certificat de atestare fiscala ce poate fi solicitat atat de cedent, cat si de cesionar;
• In situatia existentei obligatiilor fiscale restante, pentru inregistrarea modificarii in Registrul Comertului trebuie sa se prezinte dovada acordului organului fiscal cu privire la constituirea de garantii;

Registrul Comertului verifica constituirea garantiilor si solicita un certificat de atestare fiscala de la ANAF; (Legea nr.239/2025, incepand cu 1 ianuarie 2026).

7. Daca se fac achizitii si decontari de bunuri si servicii care sunt utilizate in interesul personal al reprezentantiilor societatii (nu au legatura cu activitatea economica a societatii), acestea se vor impozita cu 16%, fiind considerate venituri obtinute din alte surse de catre persoane fizice (a fost 10%).

Daca societatea cumpara de la participantii la societate bunuri si servicii la care costul de achizitie este mai mare decat pretul pietei. Diferenta ce excede pretului de piata este asimilata unui venit din alte surse si se impoziteaza cu procentul amintit, respectiv cu 16% (OUG nr.89/2025 , cu incepere de la 1 ianuarie 2026).

8. S-a instituit interdictia restituirii imprumuturilor acordate de actionari, asociati sau entitati afiliate in situatia in care activul net al societatii scade sub jumatate din valoarea capitalului social subscris, pana la reintregirea acestuia. Masura se aplica indiferent de forma finantarii (imprumuturi clasice, mecanisme de tip cash-pooling sau alte structuri echivalente) si vizeaza atat societatile cu raspundere limitata, cat si societatile pe actiuni, avand ca scop intarirea disciplinei financiare si protejarea intereselor creditorilor; (Legea nr.239/2025 , incepand cu 1 ianuarie 2026).
9. Societatile care distribuie dividende nu pot acorda imprumuturi actionarilor pana la regularizarea acestora, iar in prezenta pierderilor reportate sau a unui activ net diminuat sub pragul legal, distribuirea este permisa doar dupa acoperirea pierderilor si reconstituirea capitalului. Nerespectarea acestor reguli atrage raspunderea solidara a administratorilor si a beneficiarilor distribuirilor nelegale, precum si sanctiuni contraventionale semnificative, legea incurajand totodata conversia imprumuturilor actionarilor in capital social ca solutie de stabilizare financiara.
10. Societatile care, la sfarsitul exercitiului financiar curent, inregistreaza profit pentru exercitiul financiar de raportare, dar inregistreaza pierdere contabila reportata, potrivit prevederilor Legii contabilitatii nr. 82/1991, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, pot efectua distribuiri de dividende din profitul exercitiului financiar curent numai dupa constituirea rezervelor legale, acoperirea pierderii contabile reportate si constituirea de rezerve in conformitate cu cerintele statutare (Legea nr.239/2025 incepand cu 1 ianuarie 2026). Impozitul pe dividende , incepand cu data de 1 ianuarie 2026 este de 16% (a fost 10%).
11. Dividende interimare – Societatile care, pe baza situatiilor financiare anuale, aprobate potrivit legii, au o valoare a activului net diminuata la mai putin de jumatate din valoarea capitalului social subscris pot efectua distribuiri de dividende din profitul exercitiului financiar curent numai dupa reintregirea activului net la valoarea minima prevazuta de lege.

Societatile care, pe baza situatiilor financiare interimare, aprobate potrivit legii, au o valoare a activului net diminuata la mai putin de jumatate din valoarea capitalului social subscris nu pot efectua distribuiri de dividende interimare din profitul exercitiului financiar curent daca nu au reintregit activul net la valoarea minima prevazuta de lege.(legea nr.239/2025 incepand cu 1 ianuarie 2026). Impozitul pe dividende , incepand cu data de 1 ianuarie 2026 este de 16% (a fost10%)

12. Actualizarea codurilor CAEN din rev.2 in rev.3, se realizeaza treptat, pana la 25.09.2026, fiind stabilita aceasta perioada de implementare, in cazul utilizarii codurilor CAEN in alte scopuri decat cel statistic, autoritatile si institutiile publice, precum si orice alte persoane juridice au obligatia de a accepta atat codurile versiunii CAEN actualizate, cat si pe cele ale versiunii precedente (HG nr.284/20.03.2025 teremn maxim 25.09.2026).
13. Valoarea minima a capitalului social in cazul societatilor cu raspundere limitata nou-infiintate, este de 500 lei.

Valoarea minima a capitalului social al societatilor cu raspundere limitata se stabileste in functie de nivelul cifrei de afaceri nete raportate prin situatiile financiare anuale aferente exercitiului financiar precedent, respectiv, in cazul societatilor care au inregistrat o cifra de afaceri neta peste 400.000 lei, valoarea minima a capitalului social este de 5.000 lei.
Societatile cu raspundere limitata inregistrate in registrul comertului isi vor majora capitalul social prin modificarea actului constitutiv, dar nu mai tarziu de 2 ani de la data intrarii in vigoare a prezentei legi (Legea nr.239/2025 termen 31.12.2027).
Pentru societatile cu raspundere limitata (exclude celelalte forme de societati) inmatriculate si existente la intrarea in vigoare a prezentei legi ce au un capital social mai mic decat cel impus prin prezenta lege (sub 500 lei), termenul de majorare a capitalului social este de maxim 2 ani de la intrarea in vigoare a prezentei legi (legea nr.239/2025, termen este 31.12.2027).