Noutăți fiscale
Dosarul de personal: ce documente trebuie să conțină
Actualizat pe 20 octombrie 2026 • Echipa KONTTO
Pe scurt
- Fiecare angajat trebuie să aibă un dosar de personal, ținut de angajator la sediu sau la locul de muncă.
- Dosarul cuprinde actele de angajare, contractul de muncă cu fișa postului și toate actele de modificare, suspendare sau încetare.
- Datele din dosar trebuie să corespundă cu cele înregistrate în registrul electronic de evidență a salariaților (REGES).
- Dosarul conține date personale, așa că se păstrează confidențial, cu acces limitat.
Raporturile de muncă se schimbă des: se modifică salariul, funcția sau programul, se acordă concedii, se suspendă sau încetează contracte. Dosarul de personal adună toate aceste documente într-un singur loc și este printre primele lucruri verificate de inspectorii de muncă.
Ce este dosarul de personal
Este setul de documente cu toate informațiile necesare pentru derularea raportului de muncă al unui angajat. Angajatorul îl întocmește la angajare și îl actualizează la fiecare schimbare. Datele din dosar trebuie să fie aceleași cu cele transmise în registrul electronic de evidență a salariaților (REGES).
Ce documente trebuie să conțină
- Actele necesare angajării: copia actului de identitate, documentele de studii sau de calificare, avizul medical de la medicina muncii, CV-ul și, unde legea o cere, cazierul judiciar.
- Contractul individual de muncă, împreună cu fișa postului și, după caz, oferta de angajare.
- Actele adiționale și deciziile privind modificarea, suspendarea și încetarea contractului de muncă.
- Cererile și aprobările pentru concediile de odihnă, fără plată sau de alt tip.
- Declarația privind persoanele aflate în întreținere, pentru acordarea deducerii personale.
- Declarația privind funcția de bază, dacă angajatul are mai multe locuri de muncă.
- Documentele privind instruirea în domeniul securității și sănătății în muncă și al situațiilor de urgență.
- Procesele-verbale de predare a bunurilor firmei folosite de angajat, de exemplu telefon, laptop sau mașină.
- Alte documente pe care, în funcție de activitate, angajatorul le consideră necesare.
Cum se păstrează dosarul
Dosarul de personal conține date cu caracter personal, așa că trebuie păstrat confidențial, cu acces doar pentru persoanele care au nevoie de el, potrivit regulilor privind protecția datelor (GDPR). Codul muncii obligă angajatorul să elibereze, la cererea salariatului, documentele care atestă calitatea de salariat și activitatea desfășurată.
Greșeli frecvente
- fișa postului lipsește sau nu mai corespunde cu activitatea reală;
- modificările de salariu sau de program nu au act adițional semnat;
- datele din dosar diferă de cele din REGES;
- instruirile de securitate a muncii nu sunt documentate.
Echipa noastră de resurse umane întocmește și actualizează dosarele de personal, înregistrează documentele în REGES și te asistă la controalele Inspectoratului Teritorial de Muncă.
Resurse utile și pași următori
Pentru aplicarea în firma ta, vezi serviciul nostru de salarizare și resurse umane.
Citește și:
Informațiile au caracter general și reflectă legislația la data actualizării. Pentru situația firmei tale, discută cu un expert contabil.