e-Factura în 2026: cine trimite facturile și ce termene ai

Când am scris prima dată despre e-Factura, în ianuarie 2024, sistemul abia devenea obligatoriu pentru facturile dintre firme. De atunci regulile s-au schimbat de mai multe ori: au intrat facturile către persoane fizice, termenul s-a modificat, iar amenzile au crescut. Mai jos găsești regulile în vigoare în noiembrie 2026.

Cine trebuie să trimită facturile prin e-Factura

Obligația privește persoanele impozabile stabilite în România, indiferent dacă sunt sau nu plătitoare de TVA. Dacă ai un SRL, transmiți prin sistem facturile pentru livrările și serviciile care au locul în România, emise:

• către alte firme stabilite în România (relația B2B);
• către autorități contractante, în achizițiile publice, din 1 iulie 2022, și către celelalte instituții publice, din 1 iulie 2024 (relația B2G);
• către persoane fizice (relația B2C), obligatoriu din 1 ianuarie 2025;
• către firme străine nestabilite în România, dar înregistrate aici în scopuri de TVA, din 1 ianuarie 2026.

Dacă un client persoană fizică nu vrea să-ți dea codul numeric personal, în locul codului fiscal treci 13 cifre de zero. Factura se transmite oricum.

Ce facturi nu trec prin sistem

• bonul fiscal care îndeplinește condițiile unei facturi simplificate;
• factura pentru o livrare intracomunitară, când clientul îți comunică un cod de TVA dintr-un alt stat membru;
• facturile pentru livrări și servicii care nu au locul în România;
• facturile către misiunile diplomatice și celelalte organizații prevăzute la art. 294 alin. (1) lit. j)–n) din Codul fiscal, dacă acestea nu au optat pentru sistem.

Faptul că o operațiune e scutită de TVA nu o scoate din e-Factura. Dacă emiți factură pentru o operațiune cu locul în România, o transmiți.

Termenul: 5 zile lucrătoare

Din 1 ianuarie 2026, ai la dispoziție 5 zile lucrătoare de la data emiterii facturii ca să o trimiți în sistem, dar nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la data-limită pentru emiterea ei. Factura se emite cel târziu pe 15 ale lunii următoare celei în care a avut loc livrarea sau prestarea. Ziua emiterii nu se numără, iar sâmbetele, duminicile și sărbătorile legale nu sunt zile lucrătoare.

Același termen se aplică și facturilor către persoane fizice.

Factura primită: contează cea din sistem

Exemplarul original al facturii electronice este fișierul XML însoțit de sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor. Între persoanele impozabile stabilite în România, Codul fiscal consideră facturi numai documentele care respectă regulile e-Factura. Ca să deduci TVA ai nevoie de o factură emisă conform Codului fiscal, deci, între firme din România, de factura din sistem.

• factura se consideră primită la data la care e disponibilă pentru descărcare în sistem;
• o factură primită prin sistem nu se poate returna; dacă e greșită, furnizorul o corectează după regulile de corectare a facturilor din art. 330 din Codul fiscal;
• PDF-ul primit pe e-mail e doar o copie de lucru; în contabilitate pornești de la factura din sistem.

Ce amenzi riscă firma

Pentru o factură B2B care nu a fost transmisă deloc prin sistem, amenda este de 15% din valoarea totală a facturii. O primește furnizorul care nu a trimis-o, dar și clientul care a primit-o și a înregistrat-o în contabilitate.

Pentru transmiterea peste termen și pentru netransmiterea facturilor către persoane fizice, amenzile depind de mărimea firmei:

• contribuabili mari: de la 5.000 la 10.000 de lei;
• contribuabili mijlocii: de la 2.500 la 5.000 de lei;
• celelalte persoane juridice, deci majoritatea IMM-urilor, și persoanele fizice: de la 1.000 la 2.500 de lei.

Aceste amenzi se aplică pentru una sau mai multe facturi al căror termen de transmitere expiră în aceeași lună.

Trebuie să te înscrii într-un registru?

Nu, dacă ai o firmă stabilită în România. Obligația de a folosi e-Factura vine direct din lege. Registrele ANAF, opțional și obligatoriu, se folosesc pentru categorii speciale, cum sunt firmele nestabilite care aleg sistemul sau persoanele fizice care facturează pe CNP. Acestea din urmă nu mai sunt obligate să folosească e-Factura din 1 iunie 2026, dar pot opta pentru el.

Ce s-a schimbat față de 2024

• termenul a fost o perioadă de 5 zile calendaristice; din 1 ianuarie 2026 a redevenit 5 zile lucrătoare, prin OUG nr. 89/2025;
• facturile către persoane fizice se transmit obligatoriu din 1 ianuarie 2025, iar netransmiterea lor se sancționează din 1 iulie 2025;
• clientul care înregistrează o factură B2B netransmisă nu mai primește o amendă egală cu TVA din factură, ci una de 15% din valoarea totală a facturii;
• din 1 ianuarie 2026 intră în sistem și facturile către firmele nestabilite înregistrate în scopuri de TVA în România;
• persoanele fizice care facturează pe CNP au fost scoase din obligație de la 1 iunie 2026, prin Legea nr. 88/2026.

Ce să verifici în firma ta

Uită-te dacă programul de facturare trimite automat facturile în sistem și dacă vezi confirmarea pentru fiecare. Descarcă des facturile primite și compară-le cu ce ai pe e-mail: o factură de la un furnizor din România care nu apare în sistem nu trebuie înregistrată până nu e transmisă corect. Așa eviți și amenda, și pierderea dreptului de deducere a TVA.

Sursa: Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 120/2021, art. 4 alin. (6)–(8), art. 10 alin. (1), (1¹) și (7), art. 10¹, art. 10⁵, art. 10¹⁰ și art. 13² alin. (2) și (3), în forma consolidată publicată pe legislatie.just.ro; OUG nr. 89/2025; Legea nr. 88/2026; Legea nr. 139/2022, art. II; Codul fiscal (Legea nr. 227/2015), art. 299 alin. (1) lit. a), art. 319 alin. (1¹) și (16) și art. 330. Informațiile sunt valabile la 13 noiembrie 2026.